Mener à bien votre transformation
Faites adopter vos nouvelles façons de travailler.
Un logiciel à remplacer, des démarches encore sur papier, un nouveau fonctionnement à déployer ? Nous préparons le changement avec vos équipes et restons jusqu'à ce que les nouvelles pratiques soient appliquées.
Discutons de votre transformationQu'est-ce qui freine le changement chez vous ?
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La même information est saisie plusieurs fois.
Une commande est d'abord notée sur papier, puis saisie dans un tableur avant d'être enregistrée dans le logiciel de gestion.
Chaque étape prend du temps et multiplie les risques d'erreur. Retrouver une information à jour demande parfois de consulter plusieurs supports.
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Chacun attend quelque chose de différent du futur logiciel.
Les commerciaux veulent retrouver rapidement l'historique client. Les opérations ont besoin de suivre les commandes. La comptabilité attend des données fiables pour facturer.
Les demandes s'accumulent, mais les besoins prioritaires et les critères de choix restent à définir.
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Le nouveau fonctionnement est annoncé, mais reste flou.
La direction a décidé de modifier la façon de traiter les demandes ou de coordonner plusieurs services.
Les équipes connaissent l'objectif général. Elles ne savent pas encore ce qui changera dans leur travail de tous les jours.
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L'outil fonctionne en démonstration, puis bloque sur les vrais dossiers.
Le nouvel outil fonctionne lors des démonstrations. Mais lorsqu'une commande comporte une exception, qu'un dossier doit être modifié ou qu'une validation sort du circuit habituel, personne ne sait exactement comment procéder.
Ces situations ralentissent le démarrage et obligent à trouver des solutions dans l'urgence.
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Le nouvel outil est disponible. Les anciens fichiers circulent toujours.
Le logiciel a été installé et les équipes y ont accès. Pourtant, plusieurs collaborateurs continuent à tenir leurs tableaux Excel en parallèle.
Certaines informations sont donc enregistrées deux fois. D'autres restent uniquement dans les anciens fichiers. Il devient difficile de savoir quelle information utiliser.
Ce que vous gagnez en menant votre transformation jusqu'au bout.
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Un logiciel adapté à votre façon de travailler
Avant de choisir un logiciel, les équipes décrivent les tâches qu'elles doivent réaliser, les informations dont elles ont besoin et les situations particulières qu'elles rencontrent.
Vous pouvez comparer les solutions sur des usages concrets et décider en connaissant leurs possibilités, leurs limites et leurs contraintes.
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Un passage au nouveau fonctionnement mieux préparé
Les équipes savent ce qui va changer, à quel moment et ce qu'elles devront faire.
Les cas particuliers sont examinés, les données à reprendre sont identifiées et les nouvelles pratiques sont testées avant leur généralisation. Les difficultés peuvent être traitées pendant qu'il est encore possible d'ajuster le déploiement.
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Des changements réellement utilisés au quotidien
Le commercial retrouve ses informations dans le nouvel outil. Les opérations savent comment traiter une exception. Le responsable dispose des données nécessaires pour suivre l'activité.
Les équipes utilisent un fonctionnement partagé et savent vers qui se tourner lorsqu'une difficulté apparaît.
Dans quelles situations intervenons-nous ?
Le besoin de transformation part souvent d'une décision précise ou d'une façon de travailler qui atteint ses limites.
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Un logiciel de gestion à choisir ou à remplacer
« Notre logiciel ne répond plus à nos besoins. Nous devons en changer, mais nous ne savons pas encore quelle solution choisir. »
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Des processus encore sur papier ou sur tableur
« Nous passons notre temps à remplir des fichiers, recopier des informations et chercher la dernière version d'un document. »
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Un nouveau mode de fonctionnement à déployer
« Nous avons décidé de changer notre façon de travailler. Maintenant, il faut que tous les services puissent l'appliquer. »
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Un changement déjà lancé, mais encore peu adopté
« Le nouvel outil est en place. Pourtant, une partie des équipes continue à travailler comme avant. »
Comment se déroule notre intervention ?
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Comprendre ce qui doit changer
Nous partons de l'objectif que vous avez fixé et observons les pratiques concernées avec les personnes qui les utilisent au quotidien.
Nous examinons les tâches réalisées, les outils en place, les informations échangées et les difficultés rencontrées.
Nous identifions les besoins prioritaires, les contraintes à prendre en compte et les résultats qui permettront de vérifier que le changement fonctionne.
Ce que vous obtenez
Des besoins recueillis auprès des utilisateurs, un périmètre de transformation défini et des critères de réussite partagés.
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Définir le futur fonctionnement
Avec les équipes concernées, nous décrivons comment le travail devra se dérouler : les étapes, les responsabilités, les informations nécessaires et les outils à utiliser.
Lorsqu'un logiciel est en jeu, nous formalisons les besoins, préparons le cahier des charges et vous accompagnons dans l'analyse des solutions et des prestataires.
Nous organisons les décisions à prendre et les conditions du déploiement. Le choix final vous appartient.
Ce que vous obtenez
Un fonctionnement cible décrit, des besoins formalisés et un plan de déploiement tenant compte de vos contraintes.
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Tester les nouvelles pratiques avant de les généraliser
Nous préparons des situations réelles avec les équipes : une commande à traiter, une demande à valider, un dossier à modifier ou une exception à gérer.
Nous vérifions que le nouveau fonctionnement couvre les besoins prévus et identifions les ajustements nécessaires.
Lorsque la transformation comporte un logiciel, nous coordonnons les tests fonctionnels avec les utilisateurs et les prestataires techniques. Nous préparons également les étapes du basculement vers le nouvel outil.
Ce que vous obtenez
Des cas d'usage testés, des difficultés identifiées et des ajustements réalisés avant le déploiement général.
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Accompagner le déploiement et vérifier les usages
Nous préparons les équipes aux nouvelles pratiques avec leurs responsables et les personnes qui serviront de relais.
Pendant le déploiement, nous recueillons les difficultés rencontrées, suivons l'utilisation du nouveau fonctionnement et organisons les corrections nécessaires.
Nous mettons en place les supports utiles : consignes, modes opératoires, points de suivi et modalités de remontée des problèmes.
Avant notre départ, nous vérifions avec les responsables internes qu'ils disposent des moyens nécessaires pour poursuivre.
Ce que vous obtenez
Des pratiques mises en application, des difficultés suivies jusqu'à leur traitement et des référents internes capables d'accompagner les équipes au quotidien.
Que voulez-vous changer ?
Votre logiciel ne répond plus à vos besoins ? Des démarches passent encore par le papier ? Un nouveau fonctionnement doit s'appliquer à tous les services ?
Décrivez-nous ce que vous souhaitez changer, les équipes concernées et les difficultés que vous rencontrez. Nous vous répondons sous 48 heures pour en parler.
Les deux associés de teo, Mario Ugljesic et Florian Villa, travaillent ensemble sur chaque mission.
Votre situation est différente ? Découvrez comment nous aidons à faire aboutir un projet ou à améliorer votre organisation.
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